——山西省实验中学后勤信息化系统建设简述 

随着我校教学设施的扩大与改进、学校资产的增加、教师与学生人数的增多，以及资金收入与支出的扩大，原有的后勤管理模式已受到局限，特别是会计核算、资产管理、学生收费、物品发放、房屋管理等等所应提供的信息不能及时提供，对此我校加大后勤信息化建设，应用现代化计算机设备以及局域网、互联网手段，组建成会计信息系统、学生收费系统、工资查询系统、固定资产管理系统、网上后勤中心、房屋管理系统、办公物品发放系统等（注：收于我校食堂、公寓、绿化、保洁等已全部实行社会化，故不再由我校考虑，这里只将由我校管理的后勤问题作一些探讨），现将我校一些作法简述并探讨如下：

一、会计控制信息系统

近年来，会计业务量增大，传统的手工会计在原有会计机构人员规模下，已远远不能很好完成这项工作，不能及时向学校准确的会计信息。所以一定要向计算机管理模式下过渡，我校也面临这样的改变，在选择会计信息系统软件时面临抉择，一种的投入较少，操作较为复杂的网络版，我校考虑到单机版虽然操作简单，但只是能起到简化会计工作的功能，不能起到会计控制的作用，在会计信息查询、经费部门管理、会计权限安全方面都很有欠缺，在这种情况下，我校采用了网络版，在财务室建立了财务局域网，分为服务器、三个终端及打印机等，会计控制信息系统试用一年，现运行正常，已经财政部门验收，准备在2004年摆脱手工账，完全运用计算机对会计核算与管理。

二、学生收费系统

我校采用了计算机及局域网手段收取学费，建立了学生收费系统。具体作法是：学校为每位学生开办一个代扣学费的存折和信用卡，学校将学生的姓名、性别、学号、班级码、特征码、账号、进校年份、毕业年份输入收费系统（或用Excel表格导入收费系统），收费时各班主任通知每位学生交费金额及项目，并要求告知家长将所交费用存入代扣存折，学校财务部门在收费系统中设置各类学生或各班学生收取何种费用。然后通过系统导出TXT文件，要求银行代扣。银行代扣成功后将代扣成功名单与数额制作成TXT文件的软盘送交学校财务，学校财务将此文件导入收费系统运算，生成已交名单、已交金额和未交名单、未交金额。然后学校为已交费用的学生打印统一收费收据，而后及时通知未交学生要求在存折中补存或补交现金。系统还与银行的POS机联网，未扣成功的学生可以用信用卡在POS机上划卡交费。这样将学校收费中的难题全部解决。该系统我校使用半年，非常成功：

三、固定资产管理系统

具体作法是：（1）学校设立固定资产管理机构，总机构设在财务室，下设十四个保管部门。（2）利用财务室的局域网，建立固定资产管理系统，该系统利用独立服务器与各保管部门信息共享。（3）在固定资产系统中设计一、二、三级资产明细类别及规格型号，并且设置计量单位、保管部门、保管员等。（4）按照系统规定的数据标准录入仪器设备的分类号、编号、名称、规格、单价、特性、生产厂家、购进年月、保管单位、保管员姓名等。（5）该系统与各保管部门信息共享后，各保管部门不需要再对该部门管理的资产重复录入，只需在终端上使用即可，但只能查询该部门的资产而不能修改与录入。（6）条形码管理，仪器设备录入后，系统对每件设备自动设备一个条形码，利用不干胶在激光打印机上打印出条形码标签，标签巾在设备预先规定的位置上，标签上除条形码外还写有校名和资产名称，其作用有三：一是可清楚知道该设备是我校资产及何何种资产。二是数年后，已不清楚资产的信息时，扫描条形码即可在系统中显示完整信息。三是最重要的作用，即盘点作用，该系统有资产盘点功能，将要盘点的部门资产导入到与系统相配套的盘点机中，资产管理员持盘点机到该部门扫描所有仪器设备的条形码，所有设备扫描后将数据导入到资产管理系统中运行，系统会自动识别该部门资产是否都存在。（7）查询功能，该系统在任何终端上都可按名称或分类号查询或综合查询全校所有资产的信息。（8）统计功能及账簿、报表输出打印功能，该系统可以按要求统计全校资产的所有内容，而且有总账、明细账、部门明细账打印输出功能，也可打印输出资产分布报表及资产月、年报表。（9）决策功能，我校可将终端接入校领导办公室，各部门要求购买某类设备时，可随时查询该类设备的数量、购入年代、分布情况，有利于学校领导对全校设备购置作出合理的决策，不必重复购置。（10）报废、调出功能，系统中有合理的资产报废调出功能，可以个别资产报废或成批报废，而且报废的资产还可在历史库中找到，便于了解学校历年来资产的全部准确信息。

四、网上后勤中心

我校利用学校的校园网，构建了学校网上后勤中心，主要功能是（1）发布国家有关教育后勤管理制度、有关中小学财务制度及会计核算办法等，还有一些教职工需要了解的一些涉及到后勤的一些边缘制度。（2）发布学校制定的一些总务、财务、校医等一些管理办法。（3）发布动态信息，让学校教职工及学生了解学校后勤现在的一些工作，需要时要求教职工及学生配合。（4）意见箱，教职工及学生如对学校后勤有什么意见及建议可通过网上中心提出。（5）各项数据查询，比如教职工的水电费数据查询、工资各项目查询（在下面有详细介绍）等。网上后勤中心我校还在建设中，将来我们想会发挥更大的效益和作用。

五、工资查询

我校在多年前已由银行代发工资。但也出现了一些教职工不方便的事，原因是教职工不必去财务室领工资，而去银行刷折即可，但随之工资条也认为不必领，若干月后、想了解工资的数据特别是扣款数据则成了困难，为了让教职工及时将工资条拿到，我校想了很多办法，都没有很好解决。为了我校建立了网上工资查询系统，具体作法是：我校依托网上后勤中心、在网上中心设一个工资查询模块，每月工资发放的同时将工资详细数据导出，然后再导入到网上后勤中心数据查询模块，教职工想查询工资数据，只要登陆我校网上后勤中心，进入工资查询模块，输入自己工资存折的账号与预先设定的密码（该密码可修改）即可查询任意月份的详细工资数据。

六、物品发放系统

我校现在办公用品等物品发放通过该系统操作，具体作法是：（1）各处、室、组需要什么用品，通过后勤网上中心上报，通过网上中心特定模块运算汇总，经校领导同意后购买。（2）购入的物品按类别、型号全部输入到该系统。（3）领用时，凭领导的批示在系统中输入，同时打印出一式两分领用单，单上表明品名、型号、数量、价格等，让领用人签字，一份交领用人，一份与领导批示一同作为原始凭证下账。（4）该系统的优势是，可随时查询物品的库存情况和领用情况，主管领导决定是否及时购买，可及时查询物品分发到哪些部门等等。

七、房屋管理信息系统

我校拥有大量房产，从教职工住宅到教室均为学校后勤部门管理，工作量很大，为加强管理特建立了房屋管理信息系统（现不定期在建设之中）。主要功能是：（1）查询、统计教职工住房情况，可以查询某住宅楼住户情况查询某人住址，查某户号或某单元住户情况等。统计全校各类在职和非在职人员住房情况，各类住房的总套数及总面积，打印输出统计报表等。（2）某教室内的座位数和设施；查教室的使用情况；查某班级在哪个教室；可统计教室的使用率，全校各类教室的数量和总座位数，统计某楼某层教室的总座位数等。（3）查询某楼建筑情况；查某年新建情况；查各类房屋的平面结构图。根据建筑楼名称可查该楼的建造年份、建筑面积、使用面积等。（4）住宅楼的售房情况，查询房改后不同楼号、不同楼层买房人情况、房价、售房款交纳情况。

当今，人类进入了信息革命的时代，教育要面向现代化，面向世界，面向未来，信息将起到不可抵估的作用，学校后勤信息管理，就是要建立一个管理信息系统，形成健全的信息反馈机制，我校现在正在尝试在后勤管理中应用现代化管理手段，但还在初步阶段，还没有对各个信息系统完全整合起来，在将来的一段时间我校还要在这个领域继续努力。